De este modo verxact envía un aviso al alumno cada vez que se le inscribe en un curso, al tiempo que se le recuerda su usuario y contraseña.

Por su parte, el administrador o formador puede determinar cuándo quiere que se le informe al alumno sobre el acceso: si solo desea que se le avise del alta en la plataforma LMS, solo al darle de alta en un curso, o bien si quiere que se le informe en ambos casos.

Recuperación de la contraseña por parte del usuario: La plataforma LMS envía un email a la dirección de correo electrónico del usuario si éste pierde su clave, solucionando automáticamente cualquier problema de acceso que tenga.

En el momento en el que el usuario hace login (introduce su contraseña), si los datos no son válidos éste puede acceder a la opción “Ha olvidado sus datos de acceso”, a través de la cuál el alumno recibe al instante por email su nombre de usuario y password correcto.

Novedades en las notificaciones: verxact ha añadido nuevos campos para personalizar las notificaciones:

NAME: Nombre completo del usuario al que va dirigida la notificación.
USERNAME: Nombre de usuario con el que podrá acceder a la plataforma.
PASSWORD: Contraseña para acceder a la plataforma.
DATE: Fecha en la que se realiza la notificación.
DATETIME: Fecha y hora en la que se realiza la notificación.
COURSE: Nombre del curso en caso de que la notificación esté asignada a un curso o grupo.
GROUP: Nombre del grupo en caso de que la notificación esté asignada a un curso o grupo.
STARTDATE: Fecha de inicio de la inscripción.
ENDDATE: Fecha de finalización de la inscripción.
PERCENT: Porcentaje completado del curso en el momento de la notificación.
SCORE: Nota del curso en el momento de la notificación.
GROUPPRACTICEHOURS: Número de horas de prácticas del grupo.
GROUPTHEORYHOURS: Número de horas de teoría del grupo.
ENTIDAD: Nombre de la entidad formadora de la Acción formativa, en caso de que la inscripción esté asignada a una Acción formativa.
OBS: El campo observaciones de la ficha de usuario.

Asimismo, verxact avisa a los tutores de dichos alumnos, indicando qué usuarios no han completado el porcentaje objetivo marcado por el administrador.

Esta funcionalidad se activa desde la opción “Administración/Configuración”, donde aparece la sección “Inscripciones” con dos parámetros:

1) “Notificar inscripciones por email a”. Si este campo contiene una dirección de email válida, cada nueva inscripción que se cree en ese sitio web será comunicada a esta dirección de correo. Se trata de una opción muy útil por ejemplo para que el administrador tenga conocimiento de todas las nuevas inscripciones que se van creando.

2) “Notificar inscripciones a los tutores”. Con esta opción activada (”sí”), cada nueva inscripción será notificada mediante un mensaje interno a los tutores que estén asignados bien al grupo o bien al curso en el que se ha creado la inscripción -a los tutores del sitio web no se les notifica-. Si los tutores tienen activada la opción de recibir en su email los correos internos, también se les notificará por correo.

Las notificaciones de inscripción contienen la información sobre sitio web, nombre y apellidos del alumno, nombre del curso y grupo, fechas de inicio y fin.

Ésta mejora solamente está disponible en los LMS .NET verxact.

De este modo, el administrador de la plataforma puede encontrar esta función en la opción Aula/Seguimiento/Dudas. Por defecto, al entrar, se presentan las dudas que no están contestadas, ordenadas desde la más reciente. Asimismo, se muestra información del alumno, la lección y el curso. La duda puede ser visualizada por todos los administradores así como los tutores asignados a ese curso o grupo, pudiendo contestar todos y ver a modo de conversación, como si de un foro se tratase, todo el planteamiento de la duda.

Cada vez que un profesor responde, se marca esa duda como contestada, y cada vez que el alumno genera una nueva duda o responde a una que ya existe se marca como pendiente de respuesta.

Asimismo, se pueden filtrar las dudas para que se muestren todas, las pendientes de respuesta o las ya respondidas. Además se puede buscar por curso, lección y alumno.

Ventajas para el alumno. Desde el punto de vista del alumno, en la página de cada curso, éste podrá encontrar un enlace en la parte superior, justo debajo de la barra de progreso del curso, desde donde accederá a un formulario para plantear a sus profesores cualquier duda que tenga sobre el curso.

Para crear una duda simplemente elegirá si es una duda general de todo el curso o de una lección en concreto del curso. Esto permitirá a los profesores poder realizar una búsqueda u ordenación por este parámetro.

A pesar de las grandes ventajas que puede aportar la incorporación o implantación de sistemas de formación eLearning en una empresa, cualquier compañía que se decida a dar este paso debe definir una correcta estrategia de implantación. Los expertos señalan que las corporaciones perciben cada vez más que el aprendizaje online es una herramienta clave para su éxito, pero el secreto es saber cómo implementar una solución exitosa. Muchos son los proveedores de soluciones eLearning existentes en el mercado, pero muy pocos son capaces de ofrecer las características exigibles por parte de una empresa decidida a implantar un sistema de formación online.

Los estudios que se realizan anualmente en el sector eLearning reflejan que en las grandes empresas el eLearning ya forma parte de los programas de formación online y continúa aplicándose progresivamente. A pesar de ello, todavía existen muchas empresas y sectores que no acaban de dar el paso.

Uno de los principales handicaps es la relativa falta de madurez en un mercado en el que las empresas basan sus iniciativas de formación en el ahorro de costes y no en las ventajas competitivas que les puedan aportar. Pero, sin duda, la clave será, no tanto el hecho poco o nada cuestionable ya de que haya que implantarlo, sino más bien el cómo hacerlo.    

Para ello, una vez se tienen claros los grandes beneficios que puede aportar la formación online, la empresa debe elaborar un plan concreto. Este plan debe evaluar los medios técnicos disponibles o necesarios así como las nuevas metodologías a desarrollar, indicar qué cambios debemos realizar en los procesos formativos que se estén llevando a cabo hasta el momento, detallar las inversiones a realizar y, por supuesto, marcar unos objetivos en el corto, medio y largo plazo así como evaluar los costes, el retorno de la inversión y el grado de satisfacción de los empleados.

Una vez hecho todo este análisis, la empresa estará en disposición de implantar su modelo de formación eLearning. Para ello será necesario contar con una plataforma de gestión del aprendizaje (LMS), así como establecer la oferta de contenidos que precisa la empresa para su formación. Es importante además prever una labor de divulgación entre los empleados y en la empresa en general donde se recalquen las grandes ventajas de la formación eLearning. La empresa deberá captar el interés y cuidar aspectos como la gestión de inscripciones, el calendario, la convocatoria de alumnos o la definición de la oferta a nivel de servicio en cada curso o para cada colectivo.  

En esta implantación de la formación eLearning en una empresa, la compañía deberá tener en cuenta una serie de elementos fundamentales, tal y como se desprende de estudios realizados por auditoras del prestigio de Price Waterhouse:

• Definir los contenidos: Los contenidos se pueden adquirir en el mercado, a través de catálogos de cursos online. Pero también pueden ser realizados a medida por la organización, para ello es importante contar con una herramienta de creación de cursos y contenidos en general. La oferta de contenidos debe ser atractiva, pedagógica y que ofrezca soluciones y aplicabilidad.
• Edición y tratamiento: Es fundamental tener en cuenta que debemos contar con las herramientas necesarias que nos permitan trabajar con los formatos que necesitamos, los formatos más adecuados para cada contenido, incluyendo imágenes o vídeos, por ejemplo.
• Seleccionar la plataforma: La selección de una buena plataforma de gestión del aprendizaje o Learning Management System (LMS) es un factor fundamental. Un buen LMS debe ser flexible y adaptable, disponer de un entorno práctico y de fácil manejo, así como de una completa escalabilidad. Será decisivo que tenga capacidad de integración y que sea estandarizada, permitiendo el intercambio con contenidos elaborados en otras plataformas. Asimismo es importante que la plataforma permita definir perfiles de usuarios, con diferentes privilegios de acceso, funcionalidades, etc. y por supuesto que permita establecer evaluaciones.   

 Siguiendo las recomendaciones detalladas aquí y que no son más que el extracto de los análisis de los más reconocidos expertos, cualquier empresa que desee acceder o potenciar el eLearning en su organización conseguirá hacerlo sin riesgos y con el objetivo de cubrir las expectativas de los usuarios.

En el apartado del alumno “Aula/Mis cursos” se han dividido los cursos del alumno en cuatro apartados: cursos activos no completados, cursos activos completados, cursos ya finalizados, preinscripciones. Asimismo, la búsqueda en selección se usuarios ha mejorado al incluir nuevos campos.

Para seleccionar a los usuarios a inscribir en un curso se ha incorporado la posibilidad de introducir los números de identificación (DNI, número de empleado…) o los nombres de usuarios –un dato que identifica al usuario de forma única–, separados por un carácter (por ejemplo una coma) para elegir de una sola vez a varios usuarios.

Por último, si se define en la parte de “Administración/Portada” los “términos legales” y/o la “política de privacidad”, se obliga al usuario que se registra a aceptar las condiciones antes de continuar con el registro, mediante un checkbox.

Estas novedades se añaden al chat incorporado recientemente a la plataforma. Actualmente se crean salas de chat y se asignan a contextos (todo el sitio web, un curso o un grupo) de igual forma que se hace con los foros.

Novedades relacionadas con el aula virtual

• Cambio en la definición de horarios para las sesiones del aula virtual voluxion
• Mejora en la configuración de las licencias del aula virtual voluxion
• La última versión del aula virtual voluxion incluye ahora el idioma portugués (brasileño)

Las soluciones eLearning están basadas habitualmente en aplicaciones web. Por ello, para su correcto funcionamiento, especialmente cuando el sistema va a ser utilizado por un número elevado de usuarios, es muy importante disponer de un hosting de calidad, que garantice las 24 horas el buen funcionamiento del portal.

Para garantizar a nuestros clientes un funcionamiento óptimo, ofrecemos hosting hasta 10.000 usuarios, que garantizarán un uso ágil para todos los usuarios del portal. Sin embargo, para clientes con un volumen mayor de usuarios, ofrecemos la opción de ampliar el número de usuarios que soportará la plataforma. Nuestro objetivo es que nuestros clientes no encuentren ningún límite para impartir su formación con verxact.

Con verxact, podemos preparar un certificado o diploma que el alumno podrá recibir al finalizar el curso. Este diploma se generará automáticamente, por lo que el administrador podrá configurar los elementos que desea que sean visibles en el diploma y dónde aparecerán:

Una vez configurado, la plataforma generará el archivo correspondiente a cada alumno, con los datos oportunos: