La plataforma LMS de cae incluye un botón a través del cual se asigna a cada acción formativa un usuario y una clave de supervisor de forma automática y sin necesidad de crear un usuario con ese mismo rol. De esta manera verxact agiliza la administración de la plataforma creando un usuario supervisor de forma automática. Esto conlleva el aislamiento de las acciones formativas, es decir, un supervisor solo puede acceder a aquellas acciones formativas que éste supervisa.
La plataforma verxact permite al usuario entrar a consultar cualquier lección del curso una vez éste haya finalizado. El administrador del sistema puede elegir cuánto tiempo quiere que el curso esté en modo repaso. Con cursos cae el administrador tiene posibilidad de dejar el curso en modo repaso hasta un máximo de doce meses.
verxact, la plataforma LMS de cae, permite agilizar al máximo la administración e interacción con los usuarios. Para ello, el administrador configura notificaciones en las que puede enviar mensajes a aquellos alumnos que no progresen en su curso. Así pues, si transcurren los días indicados en la notificación y el alumno no ha superado el porcentaje estipulado, la plataforma verxact envía de manera automática un email a todos aquellos alumnos que no hayan superado dicho porcentaje.
Asimismo, verxact avisa a los tutores de dichos alumnos, indicando qué usuarios no han completado el porcentaje objetivo marcado por el administrador.
Todas las plataformas LMS de cae disponen de la posibilidad de notificar las nuevas inscripciones.
Esta funcionalidad se activa desde la opción “Administración/Configuración”, donde aparece la sección “Inscripciones” con dos parámetros:
1) “Notificar inscripciones por email a”. Si este campo contiene una dirección de email válida, cada nueva inscripción que se cree en ese sitio web será comunicada a esta dirección de correo. Se trata de una opción muy útil por ejemplo para que el administrador tenga conocimiento de todas las nuevas inscripciones que se van creando.
2) “Notificar inscripciones a los tutores”. Con esta opción activada (”sí”), cada nueva inscripción será notificada mediante un mensaje interno a los tutores que estén asignados bien al grupo o bien al curso en el que se ha creado la inscripción -a los tutores del sitio web no se les notifica-. Si los tutores tienen activada la opción de recibir en su email los correos internos, también se les notificará por correo.
Las notificaciones de inscripción contienen la información sobre sitio web, nombre y apellidos del alumno, nombre del curso y grupo, fechas de inicio y fin.
Ésta mejora solamente está disponible en los LMS .NET verxact.
verxact, la plataforma LMS de cae, así como dexway, el método de enseñanza de idiomas que integra la más avanzada tecnología eLearning, incorporan un nuevo apartado destinado a la gestión de dudas de los alumnos.
De este modo, el administrador de la plataforma puede encontrar esta función en la opción Aula/Seguimiento/Dudas. Por defecto, al entrar, se presentan las dudas que no están contestadas, ordenadas desde la más reciente. Asimismo, se muestra información del alumno, la lección y el curso. La duda puede ser visualizada por todos los administradores así como los tutores asignados a ese curso o grupo, pudiendo contestar todos y ver a modo de conversación, como si de un foro se tratase, todo el planteamiento de la duda.
Cada vez que un profesor responde, se marca esa duda como contestada, y cada vez que el alumno genera una nueva duda o responde a una que ya existe se marca como pendiente de respuesta.
Asimismo, se pueden filtrar las dudas para que se muestren todas, las pendientes de respuesta o las ya respondidas. Además se puede buscar por curso, lección y alumno.
Ventajas para el alumno. Desde el punto de vista del alumno, en la página de cada curso, éste podrá encontrar un enlace en la parte superior, justo debajo de la barra de progreso del curso, desde donde accederá a un formulario para plantear a sus profesores cualquier duda que tenga sobre el curso.
Para crear una duda simplemente elegirá si es una duda general de todo el curso o de una lección en concreto del curso. Esto permitirá a los profesores poder realizar una búsqueda u ordenación por este parámetro.
A pesar de las grandes ventajas que puede aportar la incorporación o implantación de sistemas de formación eLearning en una empresa, cualquier compañía que se decida a dar este paso debe definir una correcta estrategia de implantación. Los expertos señalan que las corporaciones perciben cada vez más que el aprendizaje online es una herramienta clave para su éxito, pero el secreto es saber cómo implementar una solución exitosa. Muchos son los proveedores de soluciones eLearning existentes en el mercado, pero muy pocos son capaces de ofrecer las características exigibles por parte de una empresa decidida a implantar un sistema de formación online.
Los estudios que se realizan anualmente en el sector eLearning reflejan que en las grandes empresas el eLearning ya forma parte de los programas de formación online y continúa aplicándose progresivamente. A pesar de ello, todavía existen muchas empresas y sectores que no acaban de dar el paso.
Uno de los principales handicaps es la relativa falta de madurez en un mercado en el que las empresas basan sus iniciativas de formación en el ahorro de costes y no en las ventajas competitivas que les puedan aportar. Pero, sin duda, la clave será, no tanto el hecho poco o nada cuestionable ya de que haya que implantarlo, sino más bien el cómo hacerlo.
Para ello, una vez se tienen claros los grandes beneficios que puede aportar la formación online, la empresa debe elaborar un plan concreto. Este plan debe evaluar los medios técnicos disponibles o necesarios así como las nuevas metodologías a desarrollar, indicar qué cambios debemos realizar en los procesos formativos que se estén llevando a cabo hasta el momento, detallar las inversiones a realizar y, por supuesto, marcar unos objetivos en el corto, medio y largo plazo así como evaluar los costes, el retorno de la inversión y el grado de satisfacción de los empleados.
Una vez hecho todo este análisis, la empresa estará en disposición de implantar su modelo de formación eLearning. Para ello será necesario contar con una plataforma de gestión del aprendizaje (LMS), así como establecer la oferta de contenidos que precisa la empresa para su formación. Es importante además prever una labor de divulgación entre los empleados y en la empresa en general donde se recalquen las grandes ventajas de la formación eLearning. La empresa deberá captar el interés y cuidar aspectos como la gestión de inscripciones, el calendario, la convocatoria de alumnos o la definición de la oferta a nivel de servicio en cada curso o para cada colectivo.
En esta implantación de la formación eLearning en una empresa, la compañía deberá tener en cuenta una serie de elementos fundamentales, tal y como se desprende de estudios realizados por auditoras del prestigio de Price Waterhouse:
Siguiendo las recomendaciones detalladas aquí y que no son más que el extracto de los análisis de los más reconocidos expertos, cualquier empresa que desee acceder o potenciar el eLearning en su organización conseguirá hacerlo sin riesgos y con el objetivo de cubrir las expectativas de los usuarios.
En el apartado del alumno “Aula/Mis cursos” se han dividido los cursos del alumno en cuatro apartados: cursos activos no completados, cursos activos completados, cursos ya finalizados, preinscripciones. Asimismo, la búsqueda en selección se usuarios ha mejorado al incluir nuevos campos.
Para seleccionar a los usuarios a inscribir en un curso se ha incorporado la posibilidad de introducir los números de identificación (DNI, número de empleado…) o los nombres de usuarios –un dato que identifica al usuario de forma única–, separados por un carácter (por ejemplo una coma) para elegir de una sola vez a varios usuarios.
Por último, si se define en la parte de “Administración/Portada” los “términos legales” y/o la “política de privacidad”, se obliga al usuario que se registra a aceptar las condiciones antes de continuar con el registro, mediante un checkbox.
Estas novedades se añaden al chat incorporado recientemente a la plataforma. Actualmente se crean salas de chat y se asignan a contextos (todo el sitio web, un curso o un grupo) de igual forma que se hace con los foros.
Novedades relacionadas con el aula virtual
Con verxact es posible disponer de varios portales gestionados desde una única plataforma eLearning.
Esto es especialmente útil cuando una misma entidad tiene diferentes filiales o delegaciones y prefiere que se mantengan separadas. Gracias a esta posibilidad podemos unificar su gestión, permitiendo centralizar la administración de todos estos portales, pero manteniendo esta diferencia para los usuarios generales, que accederán a cada portal en su dominio correspondiente.
También permite hacer más sencilla la gestión de algunas empresas que ofrecen su plataforma de formación a distintos clientes. Cada cliente podrá acceder desde su dominio correspondiente y la empresa que en este caso ofrece este servicio podrá gestionar las plataformas de sus clientes de forma unificada.
La plataforma eLearning verxact permite que cada usuario personalice el dashboard o panel inicial cuando accede a la plataforma. De esta manera puede configurar cada elemento para que aparezca en el lugar que le resulte más cómodo para su acceso periódico al portal.
Este video muestra el funcionamiento:
